Mit Microsoft Visio können Sie erweiterte Diagramme erstellen, einschließlich Organigrammen. Mit datengesteuerten Grafiken können Sie komplizierte Ideen klar kommunizieren. Das Produkt enthält Vorlagen und Assistenten, die Daten aus vorhandenen Quellen wie einer Excel-Tabelle übernehmen und Visio-Diagramme füllen. Wenn Daten geändert werden, wird das Diagramm aktualisiert. Die Ausgabe kann in SharePoint veröffentlicht werden. Das Importieren von Daten für ein Organigramm in Visio kann durch Herstellen einer Verbindung mit den Daten und Angeben von Elementen erfolgen.
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Legen Sie Ihre Datenquelle fest. Die Excel-Datei oder eine andere Quelle muss mindestens einen Mitarbeiternamen und den Namen des Vorgesetzten des Mitarbeiters enthalten. Der "Organisationsdiagramm-Assistent" sucht nach dem Namen und einem "Berichten an"-Feld, das zur Gestaltung des Diagramms verwendet wird. Sie können auch andere Felder wie "Abteilung", "Titel" usw. verwenden. Erstellen Sie mit Excel eine Datei, die diese Elemente enthält, falls Sie noch keine haben.
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Starten Sie Visio und wählen Sie den "Organigramm-Assistenten". Wählen Sie die Option "Informationen, die bereits in einer Datei oder Datenbank gespeichert sind". Weiter klicken." Wählen Sie im nächsten Bildschirm den Dateityp aus, den Sie importieren, und klicken Sie erneut auf "Weiter".
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Ordnen Sie die Spalten aus Ihrer Datei den Visio-erforderlichen Mindestfeldern "Name" und "Berichte an" zu. Die mit "Name" und "Berichte an" gekennzeichneten Felder sind obligatorisch und im Assistenten fest codiert. Ihre Excel-Datei kann unterschiedliche Spaltenüberschriften verwenden, wählen Sie also aus, welche Ihrer Überschriften Sie diesen beiden Pflichtfeldern zuordnen möchten. Geben Sie weitere Informationen an, die angezeigt werden sollen, indem Sie eine detailliertere Zuordnung erstellen, z. B. das Feld "Telefon" der Excel-Datei der Version des Visio-Diagramms zuordnen. Sie können in diesem Dialogfeld auch benutzerdefinierte Felder im Visio-Diagramm hinzufügen, entfernen oder erstellen.
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Wählen Sie im nächsten Dialogfeld die Layoutoptionen. Sie können beispielsweise auswählen, wie viel von einer Organisation Sie auf einer Seite anzeigen möchten. Wählen Sie aus, wie das Diagramm aussehen soll, z. B. die Anzahl der angezeigten Ebenen, ob es sich nur um Untergebene oder nur um einige von ihnen handelt. Klicken Sie auf "Fertig stellen", um Ihr Organigramm zu erstellen.
