Ziele der Geschäftskommunikation

Als Inhaber eines Kleinunternehmens ist es verlockend, den aktuellen Stand der Kommunikationsangelegenheiten als miserabel anzusehen. Der Beweis ist überall; Menschen hetzen durch ihren Alltag und durchforsten hastig ihre SMS, E-Mails und Post, um zu sehen, ob sie etwas so Dringendes vergessen haben, das so kritisch ist, dass die Welt zusammenbrechen könnte, wenn sie nicht auf diese SMS oder Voicemail antworten jetzt sofort.

All dieses verstreute Herumeilen wie ein Huhn ohne Kopf bietet Ihnen die Möglichkeit, sich von Ihren Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Vertriebsmitarbeitern und externen Partnern als professionellerer in der Kommunikation abzuheben. Du bist ein professioneller Kommunikator. Sie können bei jedem, den Sie treffen, einen noblen Eindruck hinterlassen, weil Sie bereit sind, das Tempo zu verlangsamen. Sie sind klug genug, um zu wissen, dass Ihr guter Name, Ihre Marke, Ihr Image und Ihr Ruf davon abhängen, ein guter Kommunikator zu sein, also entscheiden Sie sich, Ihre Ziele der Geschäftskommunikation zu verbessern.

So viel Sie bereits über Kommunikation wissen, wissen Sie auch, dass Sie gegenüber Ihren Mitbewerbern einen deutlichen Vorteil haben, indem Sie sicherstellen, dass Sie:

• Auffrischen über den grundlegenden Kommunikationsprozess.
• Erwägen einige hilfreiche Definitionen der Geschäftskommunikation.Griff die aussagekräftigen Merkmale der Geschäftskommunikation.Erblicken die Ziele der Unternehmenskommunikation.

Kommunikation auffrischen

Denken Sie vorerst nicht an die Voicemail-Nachrichten, die Sie auf dem Computer einer anderen Person hinterlassen haben, oder an die E-Mails, die Sie gesendet haben und die keine Antwort erhalten haben. Dies sind sicherlich Kommunikationsformen, aber sie sind eine Möglichkeit. Die meisten Kommunikationsformen sind wechselseitige Austausche. Auf diese Weise folgen die „allgemeine“ Kommunikation und die Geschäftskommunikation einigen ähnlichen Schritten:

• Der Absender hat eine Idee.
• Der Absender entscheidet, wie die Idee in Worten ausgedrückt wird - ein Prozesskommunikationsspezialist nennt „Codierung“.
• Der Absender wählt ein Medium (das Telefon, eine E-Mail, eine SMS), um die Idee zu senden.* Der Absender überträgt die Nachricht.
• Der Empfänger empfängt und entschlüsselt (dekodiert) die Nachricht.
• Der Empfänger bietet Feedback.

Geschäftskommunikation definieren

Es kann hilfreich sein, Ihr Verständnis mit einer Definition zu festigen. Ziehen Sie daher eine Definition aus dem Business Dictionary in Betracht. Es definiert Kommunikation als:

• „Ein wechselseitiger Prozess des gegenseitigen Verständnisses, bei dem die Teilnehmer nicht nur Informationen, Nachrichten, Ideen und Gefühle austauschen (kodieren-dekodieren), sondern auch Bedeutung schaffen und teilen.“

"Allgemeine" Kommunikation unterscheidet sich von Geschäftskommunikation aufgrund der Kontext in dem der Austausch stattfindet - also in einem Geschäftsumfeld. Dies ist eine dieser hilfreichen Zeiten, in denen viele Definitionen der Geschäftskommunikation existieren, sodass Sie Elemente nach Belieben zusammenschustern können.

Eine Definition hat sich bewährt, verfasst von Lawrence David Brennan in seinem 1960 erschienenen Buch „Business Communication“. Beachten Sie, wie es die Einstellung unterstreicht:

• „Geschäftskommunikation ist Ausdruck, Kanalisieren, Empfangen und Austauschen von Ideen in ideas Handel und Industrie.”

Das Business Dictionary hat diese Definition erweitert, indem es sagt, dass Geschäftskommunikation:

• „Der Austausch von Informationen zwischen Menschen innerhalb eines Unternehmens zum wirtschaftlichen Nutzen der Organisation durchgeführt. Darüber hinaus kann sich die Geschäftskommunikation auch darauf beziehen, wie ein Unternehmen Informationen teilt, um _für seine Produkte oder Dienstleistungen zu werbenVerbraucher.”

Das Ergebnis ist, dass die Geschäftskommunikation zwei Formen annehmen kann: intern und extern. Ein Teil der Kommunikation, die Sie teilen, ist für die Welt da draußen bestimmt, und ein Teil der Kommunikation, die Sie teilen, ist für Ihr internes Publikum bestimmt, dh für Ihre Mitarbeiter und andere Kollegen. Stellen Sie sich interne Kommunikation als vertrauliche oder geschützte Information vor.

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie den Informationsfluss in die andere Richtung einschränken. Mit anderen Worten, es ist unwahrscheinlich, dass Sie in der Lage sind, Informationen mit einem externen Publikum zu teilen, während Sie es von Ihren internen Publikumsmitgliedern fernhalten (oder versuchen, es vorzuenthalten). Sie müssen in der Schleife gehalten werden. Wie die Business Communication es ausdrückt:

• „Geschäftskommunikation ist wichtig, um Managementfunktionen auszuführen und den Unternehmenserfolg sicherzustellen.“

Konzentrieren Sie sich auf die Erzählmerkmale

An diesem Punkt wird Ihnen vielleicht langsam klar, dass ein bisschen mehr als nur die Umgebung die Geschäftskommunikation von der „allgemeinen“ Kommunikation, die in Ihrer Welt stattfindet, abheben kann. Also, wenn Sie sich jemals gefragt haben, „Was sind die Merkmale der Geschäftskommunikation?“ Suchen Sie nach einigen der folgenden Eigenschaften. Sie sind möglicherweise nicht in jedem Kommunique enthalten, das Sie senden oder empfangen. Aber da ist Geschäftskommunikation auch zielgerichtet, Es besteht die Möglichkeit, dass bestimmte Eigenschaften immer wieder auftauchen. Geschäftskommunikation ist:

• Sachlich. Gute Geschäftskommunikation ist sachlich. Nichts kann den Ruf eines Unternehmens schneller beeinträchtigen, als ungenaue Statistiken, Halbwahrheiten und überbewertete Behauptungen zu melden. Heutzutage überprüfen Menschen Informationen auf Richtigkeit, und die Technologie macht es ihnen relativ einfach. Die Verkaufs- und Werbematerialien eines Unternehmens bieten ihm einen gewissen Spielraum zum Prahlen und Prahlen - solange die Behauptungen unterstützt und validiert werden können. * Klar. Gute Geschäftskommunikation ist frei von vagen, mehrdeutigen Aussagen. Der Empfänger einer Nachricht sollte sich niemals fragen, worum es in einer Nachricht geht. “ Klare Kommunikation wird durch die Verwendung einfacher Wörter anstelle von komplexen Wörtern und durch die Verwendung direkter Aussagesätze „unterstützt“. Vielen Menschen fällt es leichter, Informationen zu folgen, wenn sie in Aufzählungszeichenform dargestellt werden oder wenn sie von Diagrammen oder Diagrammen begleitet werden. Diese Elemente verbessern auch die Klarheit.
• Praktisch. Gute Geschäftskommunikation ist nützlich und notwendig. Unabhängig davon, ob die Kommunikation in Form einer Unternehmenswebsite, einer Broschüre oder einer Pressemitteilung erfolgt, sollte eine Begründung dafür vorliegen, warum die Kommunikation existiert und wie Menschen von der Kommunikation profitieren können.
• Oft überzeugend. Gute Geschäftskommunikation versucht, jemanden in dieser internen oder externen Gruppe zu bewegen, etwas zu tun. (Und wenn es klar ist, sollte es offensichtlich sein, was dieses „Etwas“ ist.) Einige Geschäftsinhaber machen den Fehler, die Macht unterschwelliger Botschaften in ihrer Kommunikation zu übersehen. So kostet es beispielsweise Zeit und Mühe, firmeninterne Jubiläumsgrüße zu posten und einen „Mitarbeiter des Monats“ zu küren. Aber die implizite überzeugende Botschaft sollte für aufmerksame Mitarbeiter offensichtlich sein: „Dies ist ein Unternehmen, das sich interessiert, also tun Sie Ihren Teil und kümmern Sie sich um das Unternehmen.“
• Strategisch. Gute Geschäftskommunikation wird so geplant, organisiert und durchgeführt, dass sie ihr jeweiliges Ziel erreicht.

Sehen Sie sich die Ziele der Geschäftskommunikation an

Wie Sie vielleicht vermuten, können diese Ziele so unterschiedlich sein wie die Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie sich in Ihrem Büro umschauen, können die Arten der Geschäftskommunikation, die intern fließen, die Form, Funktion oder Persönlichkeit Ihrer verschiedenen Abteilungen widerspiegeln. Einige der Ziele der Geschäftskommunikation sind:

• Teilen Informationen, die den Großteil der Geschäftskommunikation darstellen können, die Sie sowohl intern als auch extern senden. Solche Informationen können aktuell sein, z. B. Verkaufsberichte und die Ergebnisse von Umfragen zur Kundenzufriedenheit. Einige davon sind möglicherweise sensibler Natur, z. B. Ihre Gewinnberichte. Und einige davon können als „vertraulich“ gekennzeichnet und auf bestimmte Personen beschränkt sein, wie beispielsweise eine strategische Richtungsänderung bei einem Ihrer Konkurrenten. Die Hauptziele dieser Art der Kommunikation sind Aufklärung und Aufklärung. * Überzeugen, die viele Menschen gerne mit Verkaufs-, Werbe- und Marketingmaterialien in Verbindung bringen. Wenn diese Art von Überzeugungsbemühungen gut gemacht sind, sind die Empfänger bewegt und sogar begierig darauf, auf die Nachricht zu reagieren. Aber „Sicherheiten“, die für die Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens werben, sind nur einige der überzeugenden Geschäftskommunikationen, die Sie als Inhaber eines Kleinunternehmens möglicherweise verfeinern. Die Vermittlung eines hartnäckigen Verkäufers oder Lieferanten kann irgendwann eine überzeugende Anziehungskraft erfordern. Der Versuch, eine Zonenabweichung für Ihr Unternehmen zu gewinnen, kann mehrere Überzeugungsarbeit bei lokalen und regionalen Regierungsbeamten erfordern. Und vergessen Sie nicht Ihre Mitarbeiter, die irgendwann die Weisheit einer neuen Unternehmensrichtlinie oder eines neuen Verfahrens in Frage stellen könnten. Eine überzeugende E-Mail von Ihnen kann genau das sein, was sie brauchen, um sie richtig zu stellen.
• Bewertung Leistung und Feedback, dem viele Kleinunternehmer zustimmen würden, sind eine Fähigkeit, die sie im Laufe der Zeit entwickeln. Schließlich ist niemand ein geborener Bewerter der menschlichen Leistung und des menschlichen Potenzials. Diese Form der Geschäftskommunikation wird von den Mitarbeitern in der Regel mit Spannung erwartet, insbesondere wenn sie mit einer Gehaltserhöhung verbunden ist. Da Überprüfungen eine Möglichkeit sind, mit der ein Geschäftsinhaber seinen Mitarbeitern gegenüber rechenschaftspflichtig bleibt, bleibt der versierte Eigentümer im Zeitplan und stellt sicher, dass er über ein praktisches System zur Bewertung der Mitarbeiterleistung verfügt.
• Motivierend, Dies könnte von einem Dankesbrief an alle Mitarbeiter bis zur Ankündigung eines Verkaufswettbewerbs reichen, der an einen extravaganten Preis gebunden ist. Niemand kennt Ihre Mitarbeiter besser als Sie, daher weiß niemand besser, wie er sie motivieren kann, das Kaliber der von ihnen produzierten Arbeit aufrechtzuerhalten oder zu verbessern. Ein weiteres Ziel der motivierenden Geschäftskommunikation ist die Förderung der Kameradschaft am Arbeitsplatz, die häufig zu Loyalität führt.
• Vermittlung Beratung, die Sie möglicherweise als einen der lohnendsten Aspekte Ihrer Rolle als Kleinunternehmer empfinden. Vermutlich schauen Ihre Mitarbeiter zu Ihnen auf und verlassen sich auf Ihre Führung – um es ihnen nicht nur zu sagen Was zu tun, aber Wie um es besser zu machen. Als Form der Geschäftskommunikation kann sich die Beratung je nach Sachlage an eine Einzelperson oder eine Gruppe richten. Mit Bedacht und mit hilfreichen Beispielen erstellt, um Ihre Punkte zu veranschaulichen, können diese Kommuniques zu wertvollen Ressourcen für Mitarbeiter werden.Angebot Anregungen, Meinungen und Ideen, die auf zwei Wegen von Ihnen zu Ihren Mitarbeitern oder von diesen zu Ihnen fließen können. Abhängig von der Struktur Ihres Unternehmens haben Sie möglicherweise auch mittlere Manager, auf die Sie angewiesen sind, um diesen Fluss aufrechtzuerhalten. Vorschläge, Meinungen und Ideen können vielversprechend sein, um ein Unternehmen auf vielfältige Weise zu verbessern - solange Ego, Rivalitäten und Eifersucht im Wettbewerb nicht stören. Es erfordert auch die Verpflichtung eines selbstbewussten und aufgeschlossenen Geschäftsinhabers, diese Art der Kommunikation aufrechtzuerhalten. In der Anfangszeit verpflichten sich viele Kleinunternehmer, eine „Politik der offenen Tür“ für Vorschläge, Meinungen und Ideen aufrechtzuerhalten. Aber dann fordern sie schließlich den Druck der Zeit und schneiden diese wertvolle Ressource unwissentlich ab.Empfehlen Anweisungen oder berufsbezogene Schulungen, die Sie selbst durchführen oder an Dritte auslagern können. In jedem Fall kann diese Form der Geschäftskommunikation auch ein überzeugendes Element enthalten, insbesondere wenn Sie den Verdacht haben, dass Mitarbeiter der Empfehlung widerstehen könnten. Ihre Mitarbeiter werden Sie vielleicht überraschen: Normalerweise schätzen sie die Möglichkeit, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu erweitern und gleichzeitig ihren Wert für Sie zu steigern. Unterricht und Schulung erfordern oft zwei Kommunikationswellen: die erste, um die Schulung anzukündigen; die zweite, um unterstützende Informationen wie Referenzmaterialien bereitzustellen.

Wie bei anderen Elementen Ihres kleinen Unternehmens müssen Sie Ihre geschäftlichen Kommunikationsfähigkeiten mit der Praxis verbessern. Wenn Sie also darüber nachdenken, einen „Direktor des ersten Eindrucks“ einzustellen? Mach dir keine Mühe. Ihre Mitteilungen sollten den richtigen Eindruck hinterlassen, der Sie von der abgelenkten Menge um Sie herum abhebt.