Eine Rechnung ist ein Abrechnungsbogen, in dem alle Waren und Dienstleistungen aufgeführt sind, die in einem Abrechnungszyklus an einen bestimmten Kunden verkauft wurden. Kleine Unternehmen verwenden Rechnungen, um Transaktionen aufzuzeichnen, Zahlungspläne zu erstellen und letztendlich geschuldetes Geld einzutreiben. Wenn Sie eine Geschäftskonto-Software verwenden, wird Ihnen der Großteil der Arbeit beim Verfassen einer Rechnung mit den mitgelieferten Vorlagen und automatischer Befüllung auf Basis Ihrer Kundendaten abgenommen. Sie benötigen keine ausgefallene Vorlage, um eine Rechnung von Grund auf neu zu erstellen.
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Schalten Sie den Computer ein und öffnen Sie das Textverarbeitungsprogramm.
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Platzieren Sie Ihre Firmeninformationen in der Kopfzeile. Wenn Sie ein Firmenlogo haben, kopieren Sie es und fügen Sie es oben ein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Firmenname, Ihre Adresse und Ihre Kontaktinformationen in der Kopfzeile aufgeführt sind.
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Geben Sie in der oberen Zeile unter der Kopfzeile am linken Rand "RECHNUNG" ein. Geben Sie zwei bis fünf Leerzeichen zurück, um das Wort "Rechnung" deutlich zu machen.
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Bestimmen Sie eine Rechnungsnummer. Rechnungen sind mit eindeutigen Nummern gekennzeichnet. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie die Rechnungsnummer erstellen sollen, verwenden Sie das numerische Datum ohne Bindestriche und die ersten beiden Buchstaben des Kunden. Beispielsweise wird eine Rechnung, die am 5. Januar 2011 an Jack Wright ausgestellt wurde, zu "01052011JW".
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Geben Sie am rechten Rand "Rechnungsnummer: 01052011JW" ein. Senden Sie das Rechnungsdatum zurück und geben Sie es am linken Rand ein.
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Listen Sie die Waren und Dienstleistungen auf, für die die Rechnung gilt. Verwenden Sie Registerkarten, um jeden Abschnitt so auszurichten, dass die Dollars am Ende leicht mit Überschriften wie "Datum", "Service oder Artikel", "Kosten pro Einheit", "Gesamteinheiten" und "Gesamt" tabellarisch dargestellt werden können. Listen Sie eine Zeile pro Artikel auf und geben Sie das Datum der Leistungserbringung, den Betrag oder die Stunden, die Kosten pro Einheit oder Stunde und die Gesamtkosten für dieses Datum an.
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Erstellen Sie eine Zeile unter allen aufgeschlüsselten Waren und Dienstleistungen. Geben Sie den Zwischensummen-Dollarwert unter die Zeile in dieselbe Spalte wie die aufgeschlüsselten Dollars ein.
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Fügen Sie alle Steuern, Versand- oder Nebenkosten unter der Zwischensumme hinzu. Geben Sie den Rechnungswert "TOTAL" unter ein.
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Senden Sie mehrere Zeilen zurück und geben Sie Anweisungen zur Zahlung ein, einschließlich des Fälligkeitsdatums, an den die Schecks zu zahlen sind, und der Zahlungsadresse. Fügen Sie alle Richtlinien zu verspäteten Zahlungen oder Zahlungsplangebühren hinzu.
