Eine Quittung ist ein Beweis dafür, dass Sie eine bestimmte Zahlung für Waren oder Dienstleistungen geleistet haben. Es ist auch ein wichtiges Dokument für die Führung Ihrer Geschäftsunterlagen und für die Erstellung Ihrer Steuererklärungen. Nach den besten Geschäftspraktiken müssen Sie Ihre Belege auf eine organisierte Art und Weise einreichen, damit Sie sie leicht finden können, wenn Sie darauf verweisen müssen. Wenn Sie keine Quittung erhalten, können Sie dennoch Maßnahmen ergreifen, um eine Papierspur zu erstellen.
Standard Prozedur
Sofern Sie nicht im Voraus bezahlt haben, erhalten Sie bei Erhalt der Lieferung in der Regel entweder eine Packliste oder eine Rechnung. Wenn Sie im Voraus bezahlt haben, sollten Sie eine Quittung erhalten. Wenn Sie nur eine Packliste erhalten, kann der Lieferant eine separate Rechnung senden oder Rechnungen zusammenfassen und Ihnen eine monatliche Rechnung zusenden. An diesem Punkt schulden Sie Ihrem Lieferanten Geld und er wird nicht nur Ihr Lieferant, sondern auch Ihr Gläubiger.
Fehlende Dokumentation
Ein angemessener Papierweg ist ein wesentlicher Bestandteil für ein erfolgreiches Geschäft. Sie müssen nicht nur Ihre Ausgaben nachverfolgen, sondern auch in der Lage sein, Ausgaben zu überprüfen, falls Sie Gegenstand einer Prüfung durch den Internal Revenue Service werden. Wenn Ihnen eine Quittung fehlt, ist der erste Schritt, den Gläubiger zu kontaktieren und ein Duplikat anzufordern. Die meisten Gläubiger verstehen Ihre Notwendigkeit, ordnungsgemäße Aufzeichnungen zu führen. Sie möchten auch sicher sein, dass Sie beide zustimmen, was bezahlt wurde und was fällig ist. Durch die Bereitstellung ihrer Aufzeichnungen ist es einfacher, etwaige Unstimmigkeiten auszugleichen.
Ablehnung des Gläubigers
Es gibt nicht viele Fälle, in denen ein Gläubiger Ihnen keine Quittung gibt. Wenn Sie zu guten Konditionen sind und sie selbst angemessene Aufzeichnungen führen, sollten sie dies gerne tun. Wenn sie keine Zahlungsnachweise haben, können sie Ihre Zahlung natürlich nicht überprüfen und daher keine Quittung ausstellen. Als Geschäftsinhaber ist es wichtig, dass Sie strenge interne Kontrollen durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlung tatsächlich von einem Ihrer Mitarbeiter geleistet und nicht umgeleitet wurde. Dies führt dazu, dass der Gläubiger die Ausstellung einer Quittung verweigert, weil er das Geld nie erhalten hat.
Alternativen
Sie können jederzeit eine alternative Überprüfung für Ihre Unterlagen verwenden, wenn Sie keine Quittung vom ehemaligen Gläubiger erhalten. Wenn Sie per Scheck bezahlt haben, fügen Sie einfach eine Kopie des stornierten Schecks einer Kopie der Rechnung bei und tragen Sie diese in Ihre Unterlagen ein. Schon die bloße Angabe von Schecknummer, Datum und Zahlungsbetrag auf der Rechnung sollte für Ihre Unterlagen ausreichen. Im Oktober 2004 wurde ein Bundesgesetz namens "Check 21" verabschiedet, das es Banken erlaubt, nur eine elektronische Kopie Ihres Schecks bereitzustellen. Dies ist ein rechtsverbindlicher Zahlungsnachweis.
Unterstützende Dokumentation
Wenn Sie mit Kreditkarte bezahlt haben, können Sie eine Kopie der monatlichen Abrechnung beifügen. Wenn Sie bar bezahlt haben und keine Quittung erhalten, kann es sein, dass der Lieferant dieses Einkommen nicht melden möchte und Sie die Zahlung nicht überprüfen können. Sie können die Zahlung weiterhin in Ihrer Steuererklärung angeben. Laut IRS-Publikation 583 sind stornierte Schecks, Kassenbelege, Kontoauszüge, Kreditkartenbelege, Rechnungen und Kassenbelege gültige Formulare für Belege.
