"Wenn Sie einen Mitarbeiter haben, erhalten Sie einen Gehaltsabrechnungsservice", riet die Finanzexpertin Rhonda Abrams den Lesern von "Inc." Magazin im Jahr 2010. So verlockend es ist, diesen notwendigen Aspekt der Unternehmensführung auszulagern, so birgt es auch Risiken. Bevor Sie die Verantwortung für die Gehaltsschecks an einen externen Dienst übergeben, wägen Sie die Vor- und Nachteile ab.
Pro: Es ist eine Zeitersparnis
Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung spart einem Unternehmen Zeit, die es sonst für die Berechnung von Gehältern und Abzügen und die Überweisung von Schecks an Mitarbeiter und Steuerbehörden aufwenden würde. Die Druckkosten für Gehaltsabrechnungen können ebenfalls reduziert werden. Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen bieten eine Ein- / Aus-Funktion für Mitarbeiter an, sodass Sie auch Zeit sparen, wenn Sie berechnen, wie viele Stunden pro Gehaltsperiode geschuldet werden. Ein Unternehmen bietet auch Dienstleistungen wie Direkteinzahlungen und Online-Gehaltsabrechnungen an, um die Lohnbelastung weiter zu verringern.
Pro: Es berechnet Steuern genau
Kleinunternehmer wissen, dass die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbundenen Abzüge kompliziert sein können, darunter auch staatliche und bundesstaatliche Steuern. Ein Lohnabrechnungsunternehmen ist oft besser gerüstet, um diese Abzüge genau und konsistent zu berechnen. Das Unternehmen sorgt auch dafür, dass die Steuern pünktlich bezahlt werden. Das IRS bestraft Unternehmer häufig für Fehler bei den Lohnsteuern. Laut "Inc." ist jeder Dritte betroffen. Zeitschrift. Die verhängten Geldbußen können mehr kosten als der Fehlerbetrag.
Nachteil: Das falsche Unternehmen kann Fehler produzieren
Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen, das sich noch nie mit einzigartigen Aspekten der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens befasst hat, wie z. B. Gewerkschafts- und Restaurantmitarbeitertipps, kann unwissentlich Fehler in die Lohn- und Gehaltsabrechnung einbringen, und das Rückgängigmachen der Fehler kann kostspielig sein und administrative Probleme verursachen. Ein Lohnabrechnungsunternehmen, das keine Schnittstelle hat, die es Unternehmen ermöglicht, die Stunden ihrer Mitarbeiter direkt einzugeben – und daher das Lohnabrechnungsunternehmen zur Eingabe der Informationen auffordert – kann durch einfaches menschliches Versagen Fehler bei der Bezahlung verursachen.
Con: Unternehmer sind letztendlich verantwortlich
Wenn ein Unternehmen die Steuern, die das Unternehmen schuldet, nicht rechtzeitig und genau bezahlt, ist das Unternehmen weiterhin für diese Steuern verantwortlich. Selbst wenn der IRS die Gehaltsabrechnungsgesellschaft wegen nicht ordnungsgemäßer Übergabe der Steuergelder strafrechtlich verfolgt, kann das Unternehmen Steuern an die IRS schulden, nachdem sie Geld an die Gehaltsabrechnungsgesellschaft gezahlt hat. Dies kann der Fall sein, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfirma einen skrupellosen Mitarbeiter hat, der in der Lage ist, Gelder zu unterschlagen. Laut der Zeitschrift "Forbes" empfiehlt der IRS allen Unternehmen, das elektronische Bundessteuerzahlungssystem zu verwenden, damit die Steuerzahlungen ordnungsgemäß in ihrem Namen erfolgen.
Nachteil: Für Dienstleistungen bezahlen, die Unternehmen nicht benötigen
Viele Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen bieten andere Dienstleistungen an und locken Unternehmen dazu, diese zu abonnieren, indem sie All-Inclusive-Pakete anbieten. Dies erhöht die Kosten für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung und es ist möglich, dass die angebotenen zusätzlichen Dienstleistungen dem Unternehmen keinen echten Nutzen bringen. Wenn Sie vor der Suche nach einem Dienstleister skizzieren, wonach ein Unternehmen in einem Lohnbuchhaltungsunternehmen sucht, ist das Unternehmen gegen ein solches Verkaufsgespräch besser gewappnet.
