Wenn Sie Geschäftsreisen planen, um potenzielle Kunden zu besuchen, Produkte auf Messen zu verkaufen oder Auftragnehmer an anderen Standorten zu verwalten, müssen Sie sich mit dem Planungsprozess einer Geschäftsreise vertraut machen. Die Reiseroute kann sehr kurz sein, z. B. ein Besuch aus einer Hand oder eine Reihe von Zwischenstopps, bevor Sie nach Hause zurückkehren. In beiden Fällen ähnelt die Planung Ihrer Reiseroute der Planung einer Urlaubsreise mit einigen wesentlichen Unterschieden.
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Planen Sie Ihre Geschäftsroute mindestens einen Monat im Voraus, damit Sie angemessene Preisangebote und die genauen Vorkehrungen erhalten, die Sie benötigen.
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Rufen Sie Ihre Geschäftskontakte an, um Besprechungen zu planen, bevor Sie mit der Festlegung von Reiseplänen beginnen. Erhalten Sie detaillierte Veranstaltungsinformationen von Veranstaltungsorganisatoren für alle Branchenmessen, an denen Sie voraussichtlich teilnehmen werden, oder für Reden, die Sie halten sollen.
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Buchen Sie Ihren Flug, falls dies für diese Reise erforderlich ist. Planen Sie Ihr Flugzeug nach Möglichkeit ein bis zwei Tage vor Ihrem ersten Geschäftstreffen ein, um sich auszuruhen und Ihre Reisepläne durchzugehen. Reservieren Sie einen Mietwagen oder buchen Sie ein Auto, um Sie auch am Flughafen abzuholen.
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Buchen Sie ein Hotel und kontaktieren Sie das Hotel im Voraus, um Tagungsräume zu buchen, wenn Sie diese benötigen. Rufen Sie das Hotel an, bevor Sie buchen, um sicherzustellen, dass Sie über eine Internetverbindung, einen Weckdienst und weitere Details verfügen, die Sie für eine erfolgreiche und angenehme Geschäftsreise benötigen. Wenn Sie Geld sparen möchten, sollten Sie ein Hotelzimmer mit einem Kollegen oder Geschäftskollegen teilen - laut einer Studie von Embassy Suites aus dem Jahr 2010 arbeiten etwa 17 Prozent der Geschäftsleute mit Kollegen zusammen.
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Erstellen Sie eine schriftliche Reiseroute basierend auf den von Ihnen erstellten Plänen. Listen Sie alle wichtigen Termine auf, einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort in der Reihenfolge ihres Auftretens. Fassen Sie die fünf Ws - wer, was, wo, wann und warum - für jeden Eintrag auf der Reiseroute zusammen, damit Sie jedes Detail klar erkennen. Rufen Sie ein Online-Kartenprogramm wie MapQuest auf, mit dem Sie eine Reihe von Haltestellen innerhalb einer Suche einrichten und Wegbeschreibungen ausdrucken können, die Sie während der gesamten Reise führen.
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Überprüfen Sie die Wettervorhersage für die Daten Ihrer Reise im Voraus an diesem Ort, damit Sie entsprechend packen können.
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Bestätigen Sie alle Ihre Besprechungen und Reisevorbereitungen einige Tage vor Ihrer Reise. Drucken Sie Ihre schriftliche Geschäftsroute und Wegbeschreibung aus und packen Sie sie zusammen mit Ihrem Laptop und Gepäck in Ihre Handgepäcktasche.
