Eine der Hauptattraktionen der Microsoft Office Suite ist die Möglichkeit, Daten zur Verwendung in den verschiedenen Programmen des Gesamtpakets zu übertragen und zu konvertieren. Benutzer in kleinen Unternehmen, die den Komfort von Excel-Tabellen bevorzugen, wenn es um Verkaufsdaten oder Kundendatensätze geht, können mit einer automatisierten Funktion in Access problemlos von Access generierte Berichte in Excel-Tabellen konvertieren.
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Öffnen Sie Ihre Access-Datenbank.
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Erstellen Sie den gewünschten Bericht aus Ihrer Datenbank, indem Sie auf seinen Namen in der unteren linken Spalte Ihrer Datenbank unter "Berichte" klicken. Der Bericht wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt.
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Klicken Sie oben im Fenster in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte "Externe Daten" und dann auf das Excel-Symbol, das das zweite von links in der Gruppe Exportieren des Menüs Externe Daten ist. Warten Sie, bis das Dialogfeld "Exportieren - Excel-Tabelle" geöffnet wird.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen" am Ende des Felds "Dateiname: Text" im Dialogfeld. Warten Sie, bis das Dialogfeld Datei speichern angezeigt wird.
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Wählen Sie das Laufwerk und den Ordner aus, in dem Sie die Excel-Tabellenversion des Berichts speichern möchten. Geben Sie den Namen, unter dem Sie die Datei speichern möchten, in das Feld „Dateiname: Text“ des Dialogfelds „Datei speichern“ ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern“.
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Wählen Sie das jeweilige Excel-Format, in dem Sie Ihre Tabelle speichern möchten, über das Pulldown-Menü Dateiformat im Dialogfeld Exportieren - Excel-Tabelle aus.
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Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen neben "Daten mit Formatierung und Layout exportieren" (normalerweise die Standardoption) aktiviert ist, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
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Klicken Sie unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche "Speichern", um zum Hauptfenster zurückzukehren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben "Öffnen Sie die Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs", wenn Sie Ihre Excel-Datei bearbeiten möchten, sobald Sie Ihre Daten exportieren.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben "Nur die ausgewählten Datensätze exportieren", wenn Sie Ihren Bericht nur mit den angegebenen Datensätzen einrichten. Dieses Feld kann normalerweise nur ausgewählt werden, wenn Sie einen bestimmten benutzerdefinierten Bericht nur mit bestimmten Datensätzen aus Ihrer Datenbank erstellt haben.
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Klicken Sie unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche "OK".
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Exportschritte speichern" im Dialogfeld, wenn Sie Ihre Exportschritte für die zukünftige Verwendung speichern möchten. Geben Sie einen gewünschten Namen und eine Beschreibung ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Export speichern".
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Warten Sie, bis Ihre Excel-Tabelle in einem anderen Fenster geöffnet wird, wenn Sie das entsprechende Kontrollkästchen in Schritt 8 aktiviert haben. Öffnen Sie Excel und suchen Sie nach dem Namen der Tabelle, wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktiviert haben.
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Arbeiten Sie an Ihrer Excel-Tabelle wie an jeder anderen Tabelle, beachten Sie jedoch die Dialogfelder, in denen Sie gefragt werden, ob Sie Daten aus Ihrem Access-Bericht ändern möchten.
