Ein Vertrag ist eine verbindliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien. Die Parteien können Regierungs- und Geschäftseinheiten oder Einzelpersonen sein. Während der Vertragsverhandlungen bietet eine Partei an, bestimmte Maßnahmen gegen Zahlungen der anderen Partei oder der anderen Parteien durchzuführen. Ein Vertragsverwaltungsplan hilft Ihrem Unternehmen, einen Vertrag erfolgreich zu verwalten und bietet ein Instrument zur Überwachung der Leistung Ihres Unternehmens und der Einhaltung der Vertragsbedingungen.
Leistungen
Lesen Sie Ihren Vertrag sorgfältig durch und erstellen Sie Checklisten für alle Vertragsleistungen. Die Zahlungen, die Ihr Unternehmen aus Ihrem Vertrag erhält, hängen häufig vom Erhalt eines Produkts oder einer Dienstleistung durch die andere Partei ab, in der Regel in Übereinstimmung mit schriftlichen Spezifikationen. Beachten Sie bei der Auflistung der Vertragsleistungen die spezifischen Standards für die Annahme und die Zulagen für Substitutionen.
Zeitpläne
Verträge decken einen bestimmten Zeitraum ab. Der Vertragsverwaltungsplan muss einen Zeitplan für Startdaten, Fristen für Liefergegenstände und den Abschlussdatum des Vertrags enthalten. Beachten Sie Meilensteine, die sich auf die Produktion oder Einreichung von Liefergegenständen auswirken, und fügen Sie diese in den Vertragskalender ein. Der Masterplan mit Meilensteinen und Fristen ist ein Planungswerkzeug, mit dem Ihr Unternehmen den Fortschritt überwacht und den Verwaltungsplan anpasst.
Finanzen
Ihr Unternehmen muss über ein Vertragsbudget verfügen, in dem die Kosten aufgeführt sind, die Ihnen bei der Vertragserfüllung entstehen. Der Verantwortliche für die Finanzverwaltung muss außerdem die projizierten Ausgaben mit den tatsächlichen Ausgaben abgleichen und Ihre abrechenbaren Vertragsausgaben extrahieren. Die Person, die das Vertragsbudget verwaltet, muss wissen, welche Unterlagen jeder Rechnung beiliegen, wie und wann Sie bezahlt werden. Ihre Einnahmen aus dem Vertrag werden auch so in Ihren Unternehmensbüchern verbucht, dass Sie Vertragsforderungen und -zahlungen nachverfolgen können.
Arbeitsplan
Erstellen Sie einen Arbeitsplan, der die zur Erfüllung der Vertragsbedingungen erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen zuweist. Weisen Sie internen Mitarbeitern Verantwortlichkeiten für jede Leistung zu oder identifizieren Sie Zeitarbeitskräfte und externe Experten, die Sie benötigen, um die Vertragslaufzeiten einzuhalten. Erstellen Sie einen Berichtsplan, der Sie über die erforderlichen Ressourcen, die zugewiesenen Ressourcen und die Kostenbelastung Ihrer Ressourcen auf dem Laufenden hält. Bewerten Sie regelmäßig Ihr Leistungsniveau. Vergleichen Sie die vorgeschlagenen Aktivitäten und Ergebnisse mit Ihren tatsächlichen Eingaben und Ergebnissen. Fordern Sie eine Vertragsänderung an, wenn Sie ernsthaft hinter dem Zeitplan zurückbleiben. Bereiten Sie sich darauf vor, detailliert zu erläutern, wie Sie die Faktoren angehen wollen, die Ihre erfolgreiche Ausführung des ursprünglichen Arbeitsplans behindert haben.
Risikomanagement
Identifizieren Sie Risiken, die Ihr Unternehmen daran hindern könnten, die Vertragsbedingungen zu erfüllen. Der Verlust von Schlüsselpersonal, Naturkatastrophen und finanzielle Engpässe sind häufige Risiken, denen Auftragnehmer ausgesetzt sind. Bereiten Sie eine Strategie vor, um die von Ihnen identifizierten Risiken anzugehen. Bauen Sie einen gewissen Spielraum in den Arbeitsplan ein, um Kurskorrekturen vorzunehmen oder Vertragsmeilensteine anzupassen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen oder Fristen fehlen, die sich auf Ihr Vertragseinkommen auswirken.
