Jedes Unternehmen muss seine Einnahmen und Ausgaben im Auge behalten, und das Hauptbuch bietet den besten Weg, dies zu erreichen. Detaillierte Aufzeichnungen sind sowohl für die Steuererklärung als auch für Unternehmensprüfungen erforderlich, und das Hauptbuch bietet eine einzige Quelle für alle Einträge.
Definition
Das Hauptbuch ist die Sammlung der Finanztransaktionen eines Unternehmens. Es enthält alle Konten, aus denen der Jahresabschluss eines Unternehmens besteht. Das einfachste Hauptbuch wird als „T-Konto“ bezeichnet, da seine Darstellung einem großen „T“ ähnelt. Der Kontoname wird oben auf einem Blatt angezeigt, das dann in zwei Spalten unterteilt wird. Lastschriften erscheinen immer in der linken Spalte, während Gutschriften immer in der rechten Spalte erscheinen. Einige Hauptbücher enthalten eine dritte Spalte ganz rechts, mit der Sie den Kontostand des Unternehmens auf die gleiche Weise verfolgen können, wie Sie es in Ihrem eigenen Scheckheftregister tun.
Doppelte Buchführung
Hauptbücher verfügen über die doppelte Buchführung, eine Buchführungsmethode, die erstmals in den späten 1400er Jahren entwickelt wurde. In der doppelten Buchhaltung wird jede Transaktion an zwei Stellen aufgelistet. In einem Konto ist die Transaktion eine Gutschrift und wird in einem zweiten Konto als Lastschrift aufgeführt. Beispielsweise erhöht ein Produktverkauf das Bargeld oder die Forderungen des Unternehmens, verringert jedoch den Lagerbestand um denselben Wert. Diese Methode ist nützlich, um Eingabe- und mathematische Fehler zu identifizieren. Da Einträge immer sowohl als Belastungen als auch als Gutschriften vermerkt werden, muss die Summe der Belastungen immer der Summe der Gutschriften entsprechen.
Kategorien
Hauptbucheinträge werden in Konten vorgenommen, die in eine von fünf Kategorien fallen: Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben. Unternehmen können innerhalb jeder dieser Kategorien numerische Bezeichnungen für verschiedene Konten erstellen. Unter Vermögenswerten können sich beispielsweise Konten für Bargeld, Forderungen (geschuldete Zahlungen) und Eigentum befinden. Jede von diesen kann nachfolgende Unterkategorien haben.
Credits
Obwohl in den meisten Fällen eine Gutschrift eine Hinzufügung oder eine positive Überweisung impliziert, ist dies im Hauptbuch nicht unbedingt der Fall. Je nach Kontotyp kann eine Gutschrift entweder ein Gewinn oder ein Verlust sein. Wenn Gutschriften in die Verbindlichkeits-, Eigenkapital- und Ertragskonten des Eigentümers eingegeben werden, werden sie als Gewinne aufgeführt. Umgekehrt werden Gutschriften, die entweder auf dem Vermögens- oder dem Aufwandskonto verbucht werden, als Verluste aufgeführt.
Belastungen
Da das Ziel der Hauptbuchhaltung und der doppelten Buchführung darin besteht, einen Saldo herzustellen, wirken die Belastungen den Entlastungen entgegengesetzt. Eine Belastung bedeutet nicht unbedingt einen Verlust. Belastungen werden als Verluste auf denselben Konten ausgewiesen, auf denen Kredite Gewinne sind (Haftung, Eigenkapital und Einnahmen). Belastungen werden jedoch tatsächlich als Gewinne auf den anderen Konten (Vermögenswerte und Aufwendungen) aufgeführt.
Papier vs. elektronische Ledger
Während das Hauptbuch häufig Erinnerungen an das klassische grün getönte Blatt mit vorgedruckten Spalten für jede dargestellte Ziffer der Währung hervorruft, verwenden die meisten Unternehmen heute elektronische oder softwarebasierte Hauptbücher. Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, ein eigenes Hauptbuch in einem grundlegenden Tabellenkalkulationsprogramm zu erstellen oder ein bestimmtes Programm zu kaufen. Es stehen Hunderte von Softwarepaketen zur Verfügung (siehe Ressourcen).
