Kundenkorrespondenz kann verwendet werden, um einer Kundin für ihr Geschäft zu danken, eine sofortige Zahlung zu fördern, eine Transaktion zu verfolgen oder auf eine Anfrage oder Beschwerde zu antworten. Korrespondenz wie Briefe und E-Mails kann, wenn sie mit angemessener Voraussicht verfasst und zugestellt wird, Ihrem Unternehmen helfen, den Kundenservice zu verbessern.
Personalisieren Sie den Brief
Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers. Sprechen Sie den Leser persönlich mit der zweiten Person mit der aktiven Stimme an, um den Leser hereinzubringen und ihm das Gefühl zu geben, dass der Brief speziell für ihn geschrieben wurde. Ein Brief "Sie machen uns erfolgreich" hat viel mehr Wirkung als ein Brief "Wir sind durch unsere Kunden erfolgreich". Verwenden Sie die richtige Grammatik, aber schreiben Sie in einem informellen Ton, wenn Sie einem Kunden für sein Geschäft danken oder eine Kundeninteraktion verfolgen. Geben Sie dem Kunden das Gefühl, ein Gespräch mit ihm zu führen.
Organisieren Sie Ihre Gedanken
Bevor Sie einen Brief an einen Kunden schreiben, organisieren Sie Ihre Gedanken und legen Sie die Ziele fest, die Sie mit Ihrer Korrespondenz erreichen möchten. Wenn Sie einen Verkaufsbrief schreiben, um für die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens zu werben, möchten Sie spezifische Highlights darüber hinzufügen, was Sie anbieten können und wie der Kunde davon profitiert. Wenn Sie einen Brief schreiben, um einem Vorschlag oder einer Beschwerde nachzugehen, stellen Sie sicher, dass Sie die Lösung kennen, bevor Sie den Brief verfassen. Wenn Sie schreiben, um eine Zahlung anzufordern, sammeln Sie die Informationen, die Sie bezüglich möglicher Zahlungspläne und der Konsequenzen für den Kunden benötigen, wenn Sie den erforderlichen Betrag nicht zahlen. Bereiten Sie eine Gliederung vor, in der die Punkte aufgeführt sind, die Sie abdecken müssen, und befolgen Sie diese Gliederung, wenn Sie mit dem Schreiben beginnen, damit Sie wichtige Informationen nicht auslassen.
Lesen Sie den Brief und lesen Sie ihn erneut
Ihr Brief repräsentiert Sie und Ihr Unternehmen. Wenn es Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthält, wirkt sich dies auf Sie aus und beeinträchtigt Ihre Nachricht erheblich. Wenn Sie den Brief geschrieben haben, lesen Sie ihn sorgfältig auf Fehler und lesen Sie ihn dann auf Inhalt. Stellen Sie sicher, dass Sie die relevanten Informationen behandelt haben, die Sie in Ihrer ersten Gliederung vorbereitet haben. Lesen Sie den Brief, als wären Sie Ihr eigener Kunde. Stellen Sie fest, ob dies die Art von Brief ist, die Sie von einem Unternehmen erhalten möchten, das Sie als Kunden bezeichnet.
Nutzen Sie den virtuellen Brief
E-Mail ist eine akzeptablere Form der Kommunikation mit einem Kunden geworden. Behandeln Sie jede E-Mail-Nachricht wie einen gedruckten Brief. Verfassen Sie Ihre Nachricht mit Sorgfalt und verwenden Sie die richtige Grammatik, Interpunktion und Anrede. Drücken Sie nicht auf "Senden", bis Sie es Korrektur gelesen haben, genau wie bei einem normalen Brief. Berücksichtigen Sie die Technologie Ihres Empfängers, wenn Sie eine E-Mail an einen Kunden senden. HTML-Nachrichten können nicht immer von jedem E-Mail-System gelesen werden. Daher ist es möglicherweise sicherer, eine einfache Textnachricht zu senden. E-Mails werden am besten für kurze Nachrichten verwendet. Wenn Ihre Nachricht lang und detailliert ist, ist ein gedruckter Brief möglicherweise die bessere Option. Für kürzere Kundendienstkommunikationen, die schnell zugestellt werden müssen, kann E-Mail eine gute Lösung sein.
