Geschäftsberichte und Geschäftsbriefe sind zwei verschiedene Genres im Bereich des Schreibens am Arbeitsplatz. Während einem Geschäftsbericht möglicherweise ein Geschäftsbrief vorangestellt ist und einem Geschäftsbrief ein Geschäftsbericht als Anlage beigefügt sein kann, handelt es sich um zwei völlig unterschiedliche Dokumente, die zwei unterschiedlichen Zwecken dienen. Es ist wichtig zu verstehen, wie man beide schreibt, wenn Sie ein erfolgreicher Geschäftsmann sein wollen.
Genre
Da es sich bei einem Geschäftsbericht und einem Geschäftsbrief um zwei verschiedene Genres handelt, gelten jeweils unterschiedliche Inhalts- und Formatierungsregeln. Während sowohl ein Geschäftsbericht als auch ein Brief klar und auf den Punkt gebracht werden sollten, sollte ein Geschäftsbrief selten über eine Seite hinausgehen. Geschäftsberichte sind jedoch oft mehrere Seiten lang und bestehen neben Text aus Anhängen, Diagrammen, Grafiken und Fotos. Darüber hinaus werden Buchstaben im Allgemeinen verwendet, wenn eine Person ein bestimmtes Kommunikationsproblem hat. Berichte können andererseits in Verbindung mit einer bestimmten Entscheidung verwendet werden, sie können jedoch auch einfach zusammengestellt werden, um Informationen über ein Projekt auszutauschen.
Zweck
Geschäftsbriefe und Berichte können für verschiedene Zwecke verfasst werden. In einigen Fällen können beide geschrieben werden, um zu informieren. Ein Geschäftsbrief kann geschrieben werden, um einen Mitarbeiter darüber zu informieren, dass er eingestellt oder entlassen wurde. Geschäftsbriefe können auch an alle in einem Unternehmen tätigen Personen sowie an deren Aktionäre verschickt werden, um sie über einen bestimmten Unternehmenserfolg zu informieren. Beide Veröffentlichungen können auch geschrieben werden, um zu überzeugen. Geschäftsbriefe sind häufig Anfragen nach einem höheren Gehalt, mehr Ressourcen, Freizeit oder der Erlaubnis, beispielsweise ein bestimmtes Programm zu leiten. Darüber hinaus können Berichte verfasst werden, um einen Manager davon zu überzeugen, ein bestimmtes Programm nicht abzubrechen oder einem Sektor eines Unternehmens mehr Mittel zur Verfügung zu stellen. Geschäftsleute, die ein Dokument schreiben müssen, das entweder überzeugt oder informiert, müssen möglicherweise zwischen einem Geschäftsbrief oder einem Bericht wählen. Wenn Sie viele Informationen zu kommunizieren haben, ermöglicht ein Bericht die größte Erweiterung und ist Ihre bessere Option. Wenn Sie einen bestimmten, präzisen Erfolg kommunizieren möchten, ist ein Brief die beste Option.
Publikum
Sowohl Verfasser von Geschäftsbriefen als auch von Berichten müssen beim Schreiben auf ihr Publikum Rücksicht nehmen. Während Berichte im Allgemeinen für ein breites Publikum geschrieben werden, da sie von Führungskräften und Aktionären bis hin zu Mitarbeitern und potenziellen Kunden verwendet werden können, haben Briefe normalerweise ein spezifischeres Publikum. Obwohl Sie einen Geschäftsbrief an mehrere Personen schreiben oder mehrere Personen auf einen Brief kopieren können, schreiben Personen normalerweise Geschäftsbriefe an einen bestimmten Kollegen oder eine bestimmte Gruppe. In jedem Fall sollten die Informationen, die Sprache und andere Elemente, die Sie einschließen, von Ihrem Publikum diktiert werden. Wenn Sie beispielsweise einen statistischen Bericht für Mitarbeiter schreiben, die keinen Statistikhintergrund haben, müssen Sie eine detaillierte Erläuterung der Auswirkungen Ihrer Statistiken hinzufügen.
Format
Die Formate von Geschäftsbriefen und Berichten ändern sich je nach Art des Schreibens oder Formats, das Sie schreiben. Brief- und Berichtsformate unterscheiden sich jedoch erheblich voneinander. Das Geschäftsbriefformat beginnt mit einer Adresse, einer Anrede und dem Namen des Empfängers. Der Textkörper des Briefes wird normalerweise im Blockformat geschrieben, wobei alle Elemente linksbündig sind. Der Brief ist kurz - manchmal nur ein Absatz, aber im Allgemeinen nie länger als eine Seite - und endet mit einem Abschluss, einer Unterschrift und dem vom Absender eingegebenen Namen. Die meisten Geschäftsberichte beginnen mit einer Titelseite und einer Zusammenfassung oder Zusammenfassung. Die Informationen werden dann unterteilt und nach Unterüberschriften organisiert. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht über einen kürzlich durchgeführten Programmstart schreiben, haben Sie möglicherweise die folgenden Abschnitte: Übersicht, Teilnehmer, Erfolge, Herausforderungen und Auswirkungen. Berichte enden häufig mit einer Schlussfolgerung, in der die Auswirkungen der Ergebnisse oder Informationen erörtert werden.
