Bargeld ist eine bequeme Möglichkeit, Ausgaben wie Briefmarken und Notkäufe zu bezahlen, die zu gering sind, um mit einem Geschäftsscheck bezahlt zu werden. Obwohl Sie ein Kleingeldkonto in beliebiger Höhe aufladen können, legen Unternehmen in der Regel genug zurück, um einen Zeitraum von einem Monat abzudecken. Dies stellt sicher, dass der Fonds groß genug ist, um verschiedene Ausgaben zu decken, ohne zu viel Bargeld zu binden oder ein Ziel für Diebstahl zu werden. Das Starten einer Kassenkasse erfordert eine Kasse, Kassenbons und Standardbetriebsregeln, die die Funktionsweise des Kassensystems beschreiben.
Standardablauf
Manuelle oder elektronische Kassenbelege sind für die Verwaltung von Kassenkassen unerlässlich. Obwohl Geschäftsregeln bestimmen, ob der Anforderer oder die Depotbank Voucher ausfüllt, unterzeichnen sowohl der Anforderer als auch die Depotbank jede Anfrage. Bezieht sich der Antrag auf bereits ausgegebenes Geld, fügt die Depotbank dem Antrag Belege, wie z. B. eine Quittung, bei. Andernfalls reicht der Antragsteller nach dem Ausgeben des Geldes Belege ein. Alle Gutscheine bleiben bis zum Monatsende bei der Kasse.
Bilanzierung von Kleingeld
Um das buchhalterische Ende eines Kassenfonds einzurichten, muss der Buchhalter Kassengeld belasten und Bargeld in einer Barauszahlung oder einem allgemeinen Journal gutschreiben. Zum Monatsende müssen die Kleingeldgutscheine abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass der Gesamtbetrag der Gutscheine und des im Fonds verbleibenden Bargeldes dem Startbetrag entspricht. Bei einem Saldo des Abgleichs belastet der Buchhalter jede Belegzahlung separat und schreibt die entsprechende Rückvergütung in bar gut. Ein Bargeldüberschuss oder -mangel muss erfasst werden, indem das Cash-over-and-Short-Konto für einen Überschuss gutgeschrieben oder das Konto für einen Mangel belastet wird.
Kleingeldkontrollen
Strenge interne Kontrollen stellen sicher, dass die Mitarbeiter die Regeln für den Umgang mit Bargeld und die Standardarbeitsanweisungen einhalten. Die Kontrollen konzentrieren sich auf Sicherheits-, Erstattungs- und Nachfüllverfahren sowie eine jährliche Prüfung oder Überprüfung. Zum Beispiel ist es notwendig, den Kassenbestand an einem separaten, gesperrten Ort zu sichern, die Zugänglichkeit zu beschränken und fortlaufend nummerierte Gutscheine zu verwenden, um jede Auszahlung zu berücksichtigen sowie Dollar-Limits für zulässige Auszahlungen eindeutig zu identifizieren und festzulegen und zu verlangen, dass Gutscheine entsprechende Belege enthalten . Es ist wichtig, einen regelmäßigen Abgleichs- und Wiederauffüllungsplan festzulegen und aufrechtzuerhalten, das Konto mindestens einmal im Jahr zu überprüfen und gegebenenfalls den Startbetrag zu ändern.
Kassenkontrolle
Durch regelmäßige, unangekündigte Prüfungen und eine jährliche Prüfung wird sichergestellt, dass bestehende Kontrollen wirksam sind, um Verschwendung und Veruntreuung von Kleingeldmitteln zu verhindern und menschliches Versagen zu verringern. Bei einer unangekündigten Prüfung überprüft der Prüfer, ob der Kassenbestand korrekt ist, indem er Bargeld und Belege mit dem Ausgangssaldo vergleicht. Einmal im Jahr sollte das Unternehmen die Standardarbeitsanweisungen überprüfen, den Kassenwart beobachten und befragen und Prüfpfade erstellen – zum Beispiel indem vornummerierte Kassenbelege durchgegangen werden, um sicherzustellen, dass keine Belege fehlen, und die Kassenauszahlungen nach dem Zufallsprinzip auswählen und zurückverfolgen die Auszahlung - einschließlich Buchhaltungseinträge - von Anfang bis Ende.
