Für Apotheken ist es wichtig, ein umfassendes Verständnis des aktuellen Lagerbestands aufrechtzuerhalten. Unterschätzte Lagerbestände können zu Engpässen führen, die Kunden frustrieren und das Geschäft reduzieren können. Auf der anderen Seite kann eine Überschätzung einen unnötigen Überschuss bedeuten, der die Lagerbestandskosten erhöht und bei Ablauf von Medikamenten zu Veralterung führt. Eine Inventur ist zwar zeitaufwändig, aber der beste Weg, um den Lagerbestand zu bestätigen.
Inventurzählungen für ewige und periodische Systeme
Unabhängig davon, ob Ihre Apotheke ein periodisches oder ein fortwährendes Inventarsystem betreibt, müssen Sie irgendwann eine Inventur durchführen. Das Timing und der Maßstab unterscheiden sich jedoch im Allgemeinen. Größere Apotheken, die eine große Menge an Inventar bewegen, verwenden in der Regel ewige Systeme. Perpetual Inventory-Systeme verwenden Point-of-Sale-Scanner, um die Bestandszahlen nach jeder Lieferung oder jedem Kauf automatisch zu aktualisieren. Dennoch treten Fehler auf, und Apotheken mit ständigem Inventar sollten ein- oder zweimal im Jahr gezählt werden, um die Genauigkeit des Inventars zu überprüfen. Andererseits können kleine Apotheken mit weniger Inventar den Inventar manuell durch ein periodisches System zählen. Diese Apotheken sollten täglich, wöchentlich oder monatlich Inventurzählungen durchführen.
Vor dem Zählen
Bevor Sie mit der Inventurzählung beginnen, räumen Sie den Empfangsbereich der Sendung. Sie möchten nicht versehentlich kürzlich eingegangenes Inventar zählen, das noch nicht in das Buchhaltungssystem eingegeben wurde. Ebenso sollten verbleibende Medikamente, die verkauft, aber noch nicht verteilt wurden, deutlich gekennzeichnet und beiseite gelegt werden. Es ist am einfachsten, die Bestandszählung außerhalb der Geschäftszeiten durchzuführen, um Verwirrung zu minimieren und sicherzustellen, dass der Prozess den Geschäftsbetrieb nicht stört.
Zählverfahren
Erstellen Sie einige Zählteams, die mit der Größe und Organisation Ihres Inventars korrelieren. Weisen Sie jedes Team zu, eine bestimmte Inventar-Medikamentenkategorie zu zählen. Unterzählungen nach Medikamentenkategorie erleichtern das Nachverfolgen von Fehlern, wenn die Anzahl der Endbestände nicht mit den aktuellen ewigen Aufzeichnungen übereinstimmt. Weisen Sie ein Teammitglied zu, die Bestandszählung durchzuführen, und ein anderes, um die Zählergebnisse aufzuzeichnen.
Ergebnisse überprüfen
Wenn die Apotheke ein fortwährendes Inventarsystem verwendet, vergleichen Sie die Ergebnisse der Zählung mit den aktuellen Datensätzen. Verhindern Sie, dass Inventurzähler auf aktuelle Datensätze zugreifen. Andernfalls können die Zähler ihre Zahl ändern, um sie an die Datensätze anzupassen, um zusätzlichen Aufwand zu minimieren. Wenn es eine Diskrepanz zwischen der Zählung und den aktuellen Aufzeichnungen gibt, beauftragen Sie ein anderes Team, eine blinde Nachzählung der Problemkategorie durchzuführen, um die Genauigkeit zu überprüfen.
