Buchhaltungs- und Finanzsoftware ist häufig ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsbetriebs, unabhängig von der Art des Geschäfts, in dem Sie tätig sind. Sie können ein kleines Unternehmen, ein Krankenhaus oder eine Produktionsstätte sein und benötigen eine Finanzsoftware, die Sie bei der Kostenkontrolle und Analyse unterstützt Trends, die effektive und effiziente Managementmaßnahmen ermöglichen.
Typen
Sie können zwei Haupttypen von Buchhaltungs- und Finanzsoftware finden: generische und branchenspezifische. Generische Software wird auch "von der Stange" genannt und ist aufgrund ihrer geringen Vorabkosten normalerweise die beste Option für kleine Unternehmen. Wenn Sie eine Anpassung benötigen, kann dies oft zu einem erschwinglichen Preis erfolgen. Beispiele für diese Art von Software sind die allgemeinen Quickbook-Versionen Peachtree und Great Plains.
Branchenspezifische Software bietet mehr Funktionen, ist jedoch in der Regel teurer in Anschaffung und Wartung. Es bietet mehr Optionen und Skalierbarkeit, die Sie nach Bedarf erweitern können. Oft umfasst branchenspezifische Buchhaltungssoftware nicht nur das finanzielle Teil, sondern auch andere Versorgungsunternehmen. Zum Beispiel kann Finanzsoftware, die von jüdischen Tempeln verwendet wird, die Möglichkeit beinhalten, Massenmailings zu versenden, Sitzordnungen in Hochfeiertagen zu organisieren und Klassen in der Sonntagsschule zu verwalten.
Bedeutung
Eine wichtige Bedeutung von Buchhaltungs- und Finanzprogrammen besteht darin, dass sie dem Management helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Wenn das Management beispielsweise den Kauf eines großen Geräts in Betracht zieht, können Daten aus Buchhaltungsprogrammen wichtige Informationen liefern, z. B. wie viel Geld das Unternehmen in der Bank hat, an Investitionen gebunden ist und wie viel es bereits anderen Anbietern schuldet.
Die Tatsache, dass Buchhaltungs- und Finanzprogramme schnell arbeiten und Berichte direkt nach der Dateneingabe erstellen können, ist für ein Unternehmen von Bedeutung, das aktuelle Daten überprüfen und darauf reagieren kann, anstatt auf Informationen zu warten, die möglicherweise veraltet sind, wenn sie fertig sind.
Funktion
Buchhaltungs- und Finanzsoftware verfügt über bestimmte Funktionen, die in den meisten Programmen Standard sind, z. B. die Organisation von Daten. Programme organisieren Daten auf eine bestimmte Weise, um Berichts- und Suchfunktionen zu vereinfachen. Wenn Sie beispielsweise nach Informationen zu einem Anbieter suchen, gehen Sie in die Kreditorenbuchhaltung der Software und suchen dort nach diesem Anbieter, ohne Zeit damit zu verschwenden, Papierstapel oder unordentliche Computerdateien zu durchsuchen.
Bestimmte Programme haben nur eine bestimmte Funktion. Einige Programme führen nur Abrechnungen durch, während andere nur das Anlagevermögen verwalten. F9 ist beispielsweise eine Finanzsoftware, die nur über Daten berichtet, die auf anderen Systemen gespeichert sind. Es ist ein "Add-On" zu anderen Buchhaltungsprogrammen und macht die Berichterstattung flexibler.
Kosten
Software kann teuer sein, nicht nur die Kosten des Programms, sondern auch die jährlichen Wartungsverträge. Viele Anbieter verkaufen Lizenzen, die den Zugriff auf Programme auf so viele Personen gleichzeitig beschränken. Ein kleines Unternehmen kann mit ein oder zwei Benutzern beginnen, muss jedoch möglicherweise mehr Lizenzen erwerben, wenn das Unternehmen wächst, was die Kosten erhöht.
Die indirekten Kosten für die Verwendung von Buchhaltung und Finanzen sind die Schulungskosten. Nicht nur die Schulung selbst, sondern auch die Lernkurve müssen die Mitarbeiter durchlaufen, da sie nicht so effizient und effektiv sind, wie sie sein könnten – insbesondere in den wenigen Tagen oder Wochen nach der Inbetriebnahme des Systems. Erwarten Sie während dieser Zeit Verzögerungen und Fehler.
Überlegungen
Beachten Sie bei der Überprüfung von Buchhaltungs- und Finanzprogrammen, dass ein System das tatsächliche Buchhaltungswissen nicht ersetzt. Dies kann den Prozess beschleunigen und klarer machen, aber dennoch sollten die Grundkenntnisse der Buchhaltung vorhanden sein, damit das System eingerichtet werden und ordnungsgemäß funktionieren kann. Eine weitere Überlegung ist, sicherzustellen, dass die Software getestet wurde und nicht selten ist. Kaufen Sie keine Software, die möglicherweise billig ist, aber Sie müssen sie möglicherweise Beta-Tests durchführen, d. h. die Software ist noch nicht wirklich fertig und es gibt Fehler zu melden und zu beheben. Dies kann zeitaufwändig sein und ist Ihre Zeit möglicherweise nicht wert. Holen Sie sich Referenzen von Personen, die das Programm verwenden, bevor Sie sich für die eine oder andere Software entscheiden.
