Geschäftskommunikation ist vorhanden, um den Handel am Laufen zu halten. Es fördert den guten Willen, informiert und überzeugt oder fordert - oft gleichzeitig. Da ein Absender nur mit der Zusammenarbeit eines Empfängers eine erfolgreiche Kommunikation erreichen kann, ist eine angemessene Einstellung unerlässlich: professionell, freundlich und respektvoll. Der Kleinunternehmer kann dies erreichen, indem er den Ton der Nachricht speziell auf den beabsichtigten Leser oder Hörer abstimmt.
Achte auf deinen Ton
Der Tonfall, ob in schriftlichen oder mündlichen Nachrichten, vermittelt Ihre Einstellung gegenüber der Person, die die Nachricht empfängt. Den richtigen Ton zu vermitteln kann schwierig sein. Das Buch „Business Communication: Building Critical Skills“ weist darauf hin, dass die meisten von uns Experten darin sind, die Töne anderer richtig zu lesen, aber manchmal sind wir nicht so gut darin, die Wirkung unseres eigenen Tons einzuschätzen.
Der erste Schritt, um die Wirkung unseres Tons zu beurteilen, besteht darin, sich dessen bewusst zu werden und dann unseren beabsichtigten Empfänger zu berücksichtigen. Der Ton, der bei einem jungen Mitarbeiter verwendet wird, ist beispielsweise für einen wichtigen potenziellen Kunden wahrscheinlich nicht geeignet.
Betrachten Sie Ihre Zielgruppe
An einem einzigen Tag kann ein Kleinunternehmer viele Male mit vielen Menschen kommunizieren. Jedes Mal müssen Haltung und Ton an Ihr Publikum angepasst werden.
Manchmal erhalten mehr als eine Person Ihre Nachricht. Obwohl Ihre Kommunikation möglicherweise über einen Gatekeeper erfolgt und später weitergeleitet wird, ist der Empfänger, mit dem Sie sich am meisten befassen, das primäre Publikum. Dies ist die Person, die Sie zum Handeln oder zur Entscheidung bewegen möchten. Passen Sie Ihren Ton in erster Linie an diesen Leser oder Zuhörer an. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Nachricht auch die Einstellung des primären Publikums zu Ihrem Thema.
Erweitern Sie den Goodwill auf andere
Das Erstellen eines guten Willens verbessert Ihr Image und das Image Ihres kleinen Unternehmens. Ihre Einstellung während der Interaktionen kann den guten Willen fördern oder ihn untergraben.
Sie können guten Willen demonstrieren, indem Sie die Bedenken des Empfängers der Nachricht berücksichtigen, sich auf das konzentrieren, was der Empfänger wissen möchte, und das Ego des Empfängers schützen. Dies wird als "Du-Haltung" -Ansatz bezeichnet. Versuchen Sie, "I" zu entfernen, um sich auf den Empfänger zu konzentrieren. Zum Beispiel ist es besser zu sagen: "Ihre Bestellung wurde am Montag versendet" als "Ich habe Ihre Bestellung am Montag versendet".
Positiv gegen Negativ
Eine positive Einstellung in der Geschäftskommunikation trägt auch zum Aufbau eines guten Willens bei. Das Hervorheben, was in einer Situation richtig ist oder was getan werden kann, anstatt was nicht, hält Negativität in Schach.
Wenn eine Nachricht schlechte Nachrichten enthalten muss, geben Sie einen Grund oder einen gültigen Silberstreifen an. In „Geschäftskommunikation: Aufbau kritischer Fähigkeiten“ wird empfohlen, das Wort „Sie“ zu vermeiden und eine negative Nachricht durch Verwendung von Passiv zu mildern. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Sie haben die Kriterien nicht erfüllt“, können Sie „Die Kriterien wurden nicht erfüllt“ wählen.
Achten Sie auf den Kontext
Der Kontext kann die wahrgenommene Haltung einer Nachricht auf dramatische Weise verändern. In der Wirtschaft muss beim Erstellen einer Nachricht die Leistungsdynamik berücksichtigt werden.
Die Kommunikation mit einem Vorgesetzten erfordert mehr Höflichkeit und Formalität als bei Gleichaltrigen. Gleiches gilt für die Kommunikation mit Menschen, die Sie nicht gut kennen, und Ihren Ältesten. Verwenden Sie Höflichkeitstitel - Frau und Herr - und Nachnamen. Die Vermittlung einer respektvollen Haltung zwischen den Kulturen erfordert möglicherweise Forschung, da die Höflichkeitsstandards unterschiedlich sind.
