Am Ende einer Abrechnungsperiode wird Geld aus dem Nettogewinn auf das Gewinnreservenkonto überwiesen. Irgendwann muss ein Eigentümer Geld für den persönlichen Gebrauch aus dem Geschäft abheben. Dies muss korrekt dokumentiert werden, damit der richtige Betrag in den Gewinnrücklagen und auf dem Geldkonto aufgeführt ist. Dieser Prozess kann variieren, je nachdem, ob es sich bei dem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft oder ein Einzelunternehmen handelt.
Geld von einem Einzelunternehmen abheben
Das Aufzeichnen eines Eintrags in einem Buchhaltungssystem erfordert einen Eintrag in einer Belastungsspalte und der Kreditspalte eines Journals. Die Soll-Spalte befindet sich auf der linken Seite und die Haben-Spalte befindet sich auf der rechten Seite. In der Belastungsspalte wird ein Eintrag vorgenommen, um einen Vermögenswert zu erhöhen - etwas, das das Unternehmen besitzt - oder um eine Verbindlichkeit zu verringern - etwas, das das Unternehmen schuldet. Ein Eintrag in der Spalte Kredit wird verwendet, um einen Vermögenswert zu reduzieren oder eine Verbindlichkeit zu erhöhen. Auszahlungen aus einem Einzelunternehmen erfolgen über ein Ziehungskonto. Um beispielsweise eine Auszahlung von 1.000 USD aus den Gewinnrücklagen zu erfassen, werden 1.000 USD in die Belastungsspalte für das Ziehungskonto und 1.000 USD in die Kreditspalte für das Geldkonto eingegeben.
Rückzug aus einbehaltenen Unternehmensgewinnen
Wenn ein Unternehmen Geld von den Gewinnrücklagen abhebt, um es den Aktionären zu geben, spricht man von Dividendenzahlungen. Die Gesellschaft erklärt zunächst, dass Dividenden gezahlt werden. Zu diesem Zeitpunkt erfolgt eine Belastung des Gewinnrücklagenkontos und eine Gutschrift auf dem Dividendenkonto. Das Dividendenkonto ist ein Haftungskonto. Bei tatsächlicher Dividendenzahlung erfolgt eine Belastung der Dividendenzahlung und eine Gutschrift auf dem Geldkonto. Durch die Belastung des Dividendenkontos wird die Verbindlichkeit beseitigt - die Verpflichtung, die bei der Erklärung der Dividenden entstanden ist.
Zeichnungskonto schließen
Am Ende eines Abrechnungszeitraums wird das Ziehungskonto in einem Einzelunternehmen geschlossen, sodass der nächste Zeitraum mit einem Betrag von Null beginnt. Dies wird erreicht, indem eine Gutschrift auf dem Ziehungskonto für den jeweiligen Sollsaldo vorgenommen und eine Belastungsbuchung für diesen Betrag auf dem Kapitalkonto des Eigentümers vorgenommen wird. Das Kapitalkonto ähnelt dem Gewinnrücklagenkonto einer Gesellschaft. Wenn das Ziehungskonto beispielsweise am Ende des Zeitraums einen Sollsaldo von 10.000 USD aufweist, erfolgt eine Gutschrift in Höhe von 10.000 USD für die Ziehung und eine Sollbuchung von 10.000 USD auf dem Kapitalkonto.
Abschluss von Unternehmensdividenden
Das Verfahren zum Schließen des Zeichnungskontos für ein Unternehmen ähnelt dem für eine Partnerschaft. Unabhängig davon, wie hoch der Sollsaldo auf dem Dividendenkonto ist, wird für diesen Betrag eine Gutschrift vorgenommen, um den Saldo auf Null zu bringen, und dann wird für den gleichen Betrag in den Gewinnrücklagen eine Sollbuchung vorgenommen. Auf diese Weise beginnt die neue Abrechnungsperiode mit einem Nullbetrag auf dem Dividendenkonto. Wenn das Dividendenkonto beispielsweise am Ende des Zeitraums einen Sollsaldo von 50.000 USD aufweist, erfolgt eine Gutschrift von 50.000 USD in Dividenden und eine Sollbuchung in Höhe von 50.000 USD in den Gewinnrücklagen.
